"Antidot" pentru procesele ineficiente dintr-o firmă

 
Orice sistem de îmbunătăţire a performanţelor proceselor dintr-o întreprindere, şi mai ales Lean Manufacturing, este eficace atunci când procesele interne sunt stabile şi controlate. Din acest motiv, firmele care doresc să devină sau să rămână competitive au nevoie de persoane cu competenţe în domeniul proiectării şi controlului proceselor, dar şi pentru identificarea metodelor de îmbunătăţire specifice şi pentru coordonarea eforturilor interne de schimbare.
 
Proiectul "Competent & Competitiv", derulat de "Qcert" SRL Suceava şi "Philean Consult" SRL Bucureşti în cadrul programului PHARE 2004 Coeziune Economică şi Socială – Dezvoltarea Resurselor Umane, Com-ponenta Promovarea Capitalului Uman, îşi propune să ofere servicii de formare profesională pentru persoanele care să fie capabile să intervină pe aceste niveluri de specializare, contribuind astfel în mod direct la analiza şi controlul proceselor de producţie din cadrul firmelor din Regiunea de Dezvoltare Nord-Est.
 
Identificarea punctelor slabe
 
Într-un număr anterior, vorbeam despre etapele de parcurs de firmele care doresc să aplice metodele specifice sistemului Lean Manufacturing. Acum vom vorbi despre profilul şi competenţele persoanelor necesare pentru a obţine la nivelul firmei "cea mai bună calitate, la cel mai scăzut cost şi în cel mai scurt timp de producţie, prin reducerea circuitului productiv ca urmare a eliminării pierderilor".
 
Din studiile realizate la nivel mondial sau european, reiese că în România se munceşte mult timp pe zi, percepţia lucrătorilor fiind că ritmul de lucru este foarte intens, dar în acelaşi timp se înregistrează o productivitate redusă o competitivitate limitată şi un produs naţional brut mult sub media europeană. 
 
Este astfel evident că necesităţile de dezvoltare a performanţelor economice se referă şi la îmbunătăţirea competenţelor resurselor umane în domenii precum organizarea muncii, proiectarea – dimensionarea – măsurarea – controlul – îmbunătăţirea – conducerea proceselor din firme, managementul calităţii, managementul schimbării, managementul riscurilor, managementul proiectelor etc., cu consecinţe directe asupra productivităţii muncii şi a competitivităţii performanţelor.
 
Unele firme au parcurs deja o primă etapă, prin introducerea şi certificarea sistemelor de management al calităţii şi/sau al mediului. Se ştie că standardele de referinţă pentru aceste sisteme pun accent pe identificarea proceselor-cheie şi a responsabililor de proces. Ca urmare a serviciilor de consultanţă oferite pentru implementarea sistemelor de management a calităţii/mediului şi de formare pentru îmbunătăţirea competenţelor manageriale a reieşit clar necesitatea de suport pentru reorganizarea producţiei, pentru identificarea şi conducerea prin procese.
 
Acoperirea acestei necesităţi este direct legată de existenţa unor persoane competente pentru rolul de "responsabil de proces", care să poată lucra în echipă pentru asigurarea capabilităţii şi stabilităţii procesului, ca aspect esenţial în vederea managementului calităţii şi a îmbunătăţirii performanţelor afacerii.
 
Resursele umane necesare pentru îmbunătăţirea performanţelor
 
Responsabilul de proces conduce şi coordonează procesul de obţinere a rezultatelor dorite, indiferent de tipul de organizaţie în care îşi desfăşoară activitatea (industrie, administraţie publică, comerţ, servicii, etc.).  El supraveghează activităţile de realizare a produselor/ serviciilor furnizate, controlând modul în care resursele necesare (umane, materiale, financiare, de timp, etc.) se transformă în rezultate utile (produse sau servicii).
 
1. "Metodist"
Dimensionarea corectă a proceselor necesare şi aplicarea metodelor de adecvate de organizare a producţiei impun existenţa unui "metodist" – o persoană competentă în determinarea parametrilor specifici metodelor adecvate de producţie, precum şi a metodelor de măsurare şi control, a condiţiilor specifice de lucru, a indicatorilor relevanţi de urmărit, a metodelor şi mijloacelor de organizare (umane, materiale, financiare, metodologice) necesare pentru pregătirea, lansarea, realizarea şi supravegherea unor procese performante.
 
El proiectează şi delimitează cadrul în care resursele necesare să fie transformate în rezultatele dorite în modul cel mai eficient, eficace, sigur şi cu impact minim de mediu.
 
În general, metodistul îşi utilizează cunoştinţele de proiectare de produs, cele referitoare la materiale şi componente, procese de fabricaţie, capacitatea, disponibilitatea şi capabilitatea echipamentelor şi dispozitivelor de lucru, metode de asamblare şi de control, evaluare şi monitorizare rezultat, etc.
 
2. Specialist îmbunătăţire procese
Prin organizarea şi aplicarea metodelor corect dimensionate şi controlul proceselor se perenizează performanţele la nivelul iniţial planificat.
 
Pentru trecerea pe un nivel nou de performanţă, este necesar să se aplice o procedură de îmbunătăţire continuă a rezultatelor obţinute.
 
Rolul de a găsi metodele adecvate de îmbunătăţire trebuie jucat la nivelul unei organizaţii de un "specialist îmbunătăţire procese", care să poată găsi metodele care să conducă la creşterea performanţelor obţinute, prin abordarea de aspecte organizaţionale, tehnice, economice, etc. Iar sistemul Lean Manufacturing furnizează principiile şi instrumentele de lucru utile pentru îmbunătăţirea performanţelor firmelor.
 
Astfel, specialistul Lean aplică metode de analiză (diagrame Pareto, Iskikawa, PQA, etc.), metodologiile Kaizen şi PDCA de rezolvare a problemelor cronice, Total Production Maintenance (TPM) pentru a identifica şi reduce sau elimina pierderile, g&#259
;sind soluţii de îmbunătăţire a procedurilor şi instrucţiunilor de lucru.
 
Specialistul îmbunătăţire procese aplică metode de culegere şi analiză a datelor în vederea rezolvării problemelor identificate, pentru creşterea continuă a performanţelor proceselor.
 
3. Manager îmbunătăţire procese
Cum conceptul de îmbunătăţire continuă are efecte benefice doar în cazurile în care există angajamentul şi implicarea conducerii de vârf pentru susţinerea acestor eforturi, este necesar în cadrul unei organizaţii să existe şi o poziţie de "manager îmbunătăţire procese".
 
Acesta are rolul de a gestiona un sistem organizat astfel încât să permită abordarea şi rezolvarea continuă a problemelor apărute în timpul activităţilor curente, pentru a permite îmbunătăţirea continuă a rezultatelor obţinute (reducerea consumurilor şi costurilor, creşterea productivităţii, reducerea timpului de livrare, creşterea flexibilităţii în satisfacerea cerinţelor clienţilor etc. – toate aceste îmbunătăţiri având ca efect creşterea competitivităţii). 
 
Managerul Lean este responsabilul intern pentru proiectele de reinginerie a proceselor firmei, având rolul de a aplica metodologia BSC pentru coordonarea şi integrarea iniţiativelor de schimbare la nivelul strategiei de dezvoltare a firmei.
 
Acest manager are roluri multiple – el analizează procesele şi stabileşte criteriile de evaluare şi indicatorii utilizaţi; analizează soluţiile propuse şi decide strategia de schimbare; propune planurile de schimbare şi coordonează echipele de îmbunătăţire; conduce proiectele organizaţionale şi comunică cu actorii implicaţi. Managerul îmbunătăţire procese este implicat în domenii precum planificarea strategică, facilitarea stabilirii obiectivelor parţiale, asigurarea calităţii, formare internă, dezvoltare şi investiţii, IT, identificarea şi analiza problemelor cronice, stabilirea, alegerea şi planificarea implementării soluţiilor adecvate.
 
Responsabilităţi şi activităţi comune
 
Elementele comune acestor ocupaţii se referă la necesitatea specializării pentru aplicarea metodelor şi instrumentelor specifice, precum şi la o serie de responsabilităţi/activităţi comune, respectiv:
– Rezolvarea problemelor şi luarea deciziilor – Identificarea cauzelor şi a soluţiilor adecvate pentru înlăturarea e-fectelor considerate nedorite; combinarea, evaluarea, aplicarea de metode de raţionament pentru a lua decizii pe baza informaţiilor disponibile – respectiv alegerea celei mai adecvate soluţii la un moment dat pentru rezolvarea unei anumite probleme identificate;
 
– Obţinerea informaţiilor – Observare, culegere informaţii, alte metode de obţinere a informaţiilor din surse relevante, necesare în procesul de luare a deciziilor;
 
– Analiza datelor şi informaţiilor – Identificarea principiilor, cauzelor, faptelor sau informaţiilor care determină efectele observate, prin abordarea consecutivă a elementelor componente ale acestora; implică o serie de procese de compilare, codificare, grupare pe categorii, verificare, validare, procesare a datelor şi informaţiilor disponibile;
 
– Comunicare cu celelalte părţi implicate – superiori, colegi, subordonaţi – schimb de informaţii cu ceilalţi – în scris, prezentare verbal, telefonic, prin e-mail, sau direct / în persoană;
 
– Stabilirea şi menţinerea de relaţii interpersonale – Dezvoltarea de relaţii de cooperare cu ceilalţi şi menţinerea lor în timp;
 
– Organizarea, planificarea şi stabilirea priorităţilor de acţiune – Dezvoltarea de strategii şi obiective specifice, precum şi de planuri pentru stabilirea priorităţilor, organizarea muncii şi realizarea sarcinilor proprii şi, în cazul responsabilului de proces şi ale managerului de îmbunătăţire procese – ale celor din echipa de lucru;
 
– Dezvoltarea personală şi profesională continuă – Evaluarea continuă a necesităţilor de formare şi actualizarea / completarea competenţelor necesare.
 
În curând încep cursurile de pregătire pentru persoanele care să coordoneze activităţile de analiză şi îmbunătăţire a proceselor din firmele din Regiunea Nord-Est.
 
Astfel cei care doresc să participe vor avea ocazia să obţină informaţii despre utilizarea practică a instrumentelor menţionate mai sus şi să se specializeze în ocupaţii utile pentru creşterea competitivităţii firmelor în care îşi desfăşoară activitatea. Iar cei interesaţi sunt invitaţi să urmărească anunţurile periodice ale QCERT SRL Suceava referitoare la programul de cursuri de formare  incluse în proiectul PHARE "Competent & Competitiv".
 
Cristina Muşat ([email protected]) – responsabil training proiect "COMPETENT & COMPETITIV"
Citește și

Spune ce crezi

Adresa de email nu va fi publicata

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.