5 reguli de bază pentru respectarea GDPR-ului în managementul flotelor auto

0

Vehiculele din flota companiei tale pot fi conduse atât în interes de serviciu cât și în scop personal? Pe acestea sunt deja instalate sisteme de monitorizare prin GPS?

Dacă ai răspuns afirmativ la întrebările de mai sus, atunci, este important să știi cum influențează noile reglementări europene (GDPR) activitatea flotei auto pe care o administrezi, când este permisă înregistrarea anumitor date (localizare, viteză, mod de condus, etc) și care sunt cele mai bune soluții care pot proteja compania de sancțiunile GDPR.

Sistemele de monitorizare folosite de companii pentru a controla și optimiza activitatea flotei atrag, odată cu aceste politici, și o serie de acțiuni suplimentare pe care managerii de flote trebuie să le ia în calcul.

Pentru a elimina riscurile și consecințele ce pot decurge din politicile GDPR este important să te asiguri că cerințele sunt respectate de companie și că persoanele vizate – șoferii sau clienții – dețin informații corecte cu privire la modalitățile de punere în practică a acestora.

Iată mai jos 5 reguli de bază de care ar trebui să ții cont pentru respectarea GDPR-ului în cazul flotelor auto.

1.  Inventariază complet vehiculele care sunt monitorizate prin GPS și sunt preluate de șoferi și în scop personal. Dacă mașinile companiei pot fi utilizate în scop personal în afara orelor de program, atunci este important să ai o evidență clară a acestora. Acest  lucru te va ajuta să faci o monitorizare selectivă – în concordanță cu noile prevederi.

2. Informează persoanele vizate despre modul și scopul monitorizării prin GPS a mașinilor pe care le conduc. Șoferii companiei au înțeles clar la ce se referă (și la ce nu se referă) noile reguli impuse prin GDPR și de ce este importantă monitorizare GPS a vehiculelor din flotă?

Iată ce ar trebui să știe șoferii tăi:

  • scopul monitorizării mașinilor pe care le conduc și care este utilitatea datelor colectate prin sistemele de monitorizare;
  • ce tipuri de date sunt considerate cu caracter personal și în ce măsură pot solicita acces la ele sau rectificări în cazul în care au remarcat erori;
  • în ce situații se poate vorbi despre legalitatea prelucrării datelor (dacă plata șoferului se face în funcție de kilometrii parcurși, de exemplu, urmărirea mașinii este stipulată direct în contractul de muncă);
  • perioada de monitorizare a mașinilor și de stocare a datelor;
  • dacă își pot retrage consimțământul și ce se va întâmpla cu datele preluate și prelucrate înainte de această retragere.

3. Asigură-te că ai documente clare care să justifice utilizarea datelor de la șoferii tăi. Ai obținut un accept scris din partea șoferilor cu privire la modul în care datele lor sunt preluate, prelucrate și arhivate? Legalitatea prelucrării datelor trebuie să se înscrie în cel puțin una dintre următoarele situații:  acord scris din partea angajatului/șoferului, contract de muncă în care este prevăzut acest aspect, prestarea unor servicii de interes public (de exemplu ambulanță), interese legitime.

4. Evaluează corect riscurile la care se expune compania prin nerespectarea politicilor GDPR. Un management riguros și măsuri de securitate mai mari (criptarea accesului cu parole, de exemplu) poate pune compania la adăpost de eventuale sancțiuni. Iată pe scurt ce tipuri de sancțiuni pot fi aplicate în cazul nerespectării noilor reglementări europene:

  1. amendă administrativă (4% din cifra de afaceri totală anuală);
  2. avertizări;
  3. limitarea accesului la date;
  4. interzicerea prelucrării datelor;
  5. ștergerea definitivă a datelor;
  6. retragerea autorizațiilor / certificărilor.

5. Asigură-te că ai acces la instrumente și funcționalități performante care să îți permită să înregistrezi selectiv doar călătoriile în scop de business ale șoferilor tăi. Pentru a vedea exact ce tipuri de soluții telematice poți folosi în acest scop și cum pot fi ele utilizate optim este important să te consulți direct  cu un specialist din domeniu. Acesta îți va spune punctual cum să gestionezi corect traficul de date generate de platforma pe care o utilizezi și care sunt funcționalitățile care te pot ajuta să ai un control eficient asupra lor.

loading...
Citește și

Spune ce crezi

Adresa de email nu va fi publicata

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.