Magia ordinii la birou: 9 idei de care sa tii cont pentru a avea o minte agera

Se spune ca in viata nu avem nevoie de multe lucruri pentru a fi fericiti, dar, cu toate acestea, principala noastra preocupare este sa acumulam si ulterior sa cautam solutii pentru depozitare. Asta pentru ca nu vom renunta niciodata la ”acel ceva” pe care am dat banii, dar desi nu l-am folosit niciodata speram ca odata si odata ii va veni vremea. La fel cum nu putem renunta la cursurile din facultate, la cartile cu povesti din copilarie, la felicitarile cu mesaje amuzante si invitatiile la nunta primite de-a lungul timpului.

Magia ordinii, senzationala metoda japoneza de a-ti elibera si organiza casa” este o carte de succes scrisa de japoneza Marie Kondo care ne arata cum sa transformam locuinta sau locul de munca intr-un spatiu curat si permanent organizat. Urmand metoda KonMari, bazata pe trei principii de baza ce tin de simplificare, organizare si depozitare, va trebui sa mergi pe doua directii:

 

  • Pastrezi doar ceea ce iti aduce bucurie
  • Arunci tot ceea ce nu iti transmite bucurie.

Papetarie.ro te ajuta sa faci asta punandu-ti la dispozitie o gama variata de articole de birou care te vor ajuta sa fii organizat.

Magia ordinii nu iti va transforma doar spatiul de locuit sau de muncit. Dupa ce ai facut ordine, vei constata ca intreaga ta viata se va schimba. Vei capata mai multa incredere in sine, succesul te va insoti, vei avea mai multa energie si te vei simti mai motivat sa duci viata pe care ti-o doresti. De asemenea, vei dobandi curajul sa lasi in urma aspectele negative ale vietii tale, vei recunoaste o relatie care-ti face rau si ii vei pune capat; anxietatea te va parasi.

Magia ordinii te invata sa renunti la lucruri aparent utile si la preconceptia ca „poate mi-or trebui candva, iar motto-ul este „ faci ordine odata pentru totdeauna”.

Reguli ale organizarii in stil KonMari

  • Ia-ti angajamentul ca te apuci de organizat.

  • Imagineaza-ti stilul tau de viata ideal.

  • Selecteaza si scapa de ceea ce nu iti este necesar.

  • Sorteaza in functie de categorie, nu de locatie.

  • Fa ordine intr-o maniera ascendenta, de la mare la mic.

  • Intreaba-te daca locul sau lucrul respectiv iti transmite bucurie.

Organizarea biroului ar trebui sa se bazeze pe principii similare, practic trebuie sa scapi de documentele si/ sau hartiile care nu iti mai sunt necesare, sa le sortezi in functie de categorii si sa vezi cum poti face mediul de lucru mai placut pentru a fi mai productiv.

Organizarea biroului te face mai productiv

Chiar daca se considera ca un birou dezordonat este semn de creativitate si ca nu ar afecta productivitatea, este greu sa crezi asa ceva cand pierzi un sfert de ora pentru a gasi o hartie. Un birou organizat nu inseamna neaparat sa tii totul aranjat la milimetru, ci tine de modul in care iti aranjezi biroul astfel incat sa fii productiv si sa nu existe alte elemente care sa te impiedice sa iti faci treaba la timp. A fost demonstrat stiintific ca un mediu de lucru ordonat are efecte benefice nu doar asupra eficientei muncii, ci si asupra creativitatii si a sanatatii fizice si psihice a persoanei care munceste.

 

Magia ordinii la birou in 9 idei simplu de pus in practica

  1. Pastreaza doar lucrurile cu adevarat necesare. Nu-ti incarca biroul cu decoratiuni si obiecte promotionale primite, nu fac decat sa iti ocupe spatiul si sa adune praf. Alege un suport de creioane in care sa iti organizezi toate instrumentele de scris si alte accesorii marunte pe care le folosesti la birou.

 

  1. „Atinge hartia o singura data” este regula de baza. Cand primesti un document care nu necesita prelucrare imediata, nu-l pune in tavita de documente pentru a-l muta de 10 ori pana ajunge la locul sau, pune-l imediat in dosarul de care apartine si te vei ocupa de el atunci cand ii va veni randul.

 

  1. Printeaza doar ceea ce este cu adevarat necesar. Daca nu ai rabdare sa citesti emailul primit nu-l printa in speranta ca-l vei citi altadata, e fals. Daca este cu adevarat important marcheaza emailul cu star, pentru a-l citi mai tarziu. Nu mai printa retete, sfaturi practice, articole diverse, fa bookmark la pagina respectiva. Arunca toate documentele printate care zac prin tavite, tine un cos de gunoi cat mai aproape de biroul tau, astfel nu vei mai evita aruncarea hartiilor vechi sau si mai corect ar fi sa le reciclezi, daca in firma este organizat un astfel de sistem.

 

  1. Foloseste intelept post-it-urile. Post-it-urile risca sa se desprinda usor si sa se lipeasca de alte documente, sa le pierzi si sa creezi incurcaturi. In alta ordine de idei, mai mult de doua-trei post-it-uri creeaza impresia de dezordine. De la un numar de 5 in sus sunt deja imposibil de urmarit, pierzand sirul actiunilor pe care trebuie sa ti le aminteasca, rolul lor este sa iti atraga atentia, de aceea au si culori foarte aprinse, dar daca ai permanent cateva lipite pe monitor deja ochiul incepe sa se obisnuiasca si nu mai reactioneaza.

 

  1. Organizeaza si plaseaza documentele in functie de utilizare. Tine cont de frecventa utilizarii acestora, bibliorafturile sau suporturile cu documente folosite in mod curent trebuiesc asezate in zona de lucru, la distanta de un brat, restul in dulap. Din punct de vedere medical e recomandat sa te ridici cat mai des de pe scaunul de birou, insa acest lucru nu trebuie sa-ti afecteze productivitatea. Punand lucrurile in cutii, dulapuri si sertare in functie de categoriile din care fac parte si aplicand cate o eticheta pentru fiecare te va ajuta sa le ordonezi mult mai usor si sa le gasesti si mai usor atunci cand ai nevoie de ele.

 

  1. Organizeaza-ti fisierele de pe calculatorul sau laptopul de lucru. Cand ai terminat cu biroul aplica si in mediul digital magia ordinii. Desktop-ul de lucru iti poate crea o stare de disconfort atunci cand este aglomerat, pierzi timp incercand sa gasesti fisiere, nu iti mai aduci aminte cum ai denumit folderul cu notite si nici imaginile primite pe mail nu mai stii unde s-au salvat. Incearca sa organizezi totul pe categorii, in foldere separate, daca e posibil nu pe desktop si sa denumesti totul cat mai intuitiv. Trecerea datei la care au fost primite si/ sau salvate fisierele se poate dovedi foarte utila atunci cand incerci sa gasesti ceva.

 

  1. Fa ordine in sertarele biroului. Nu trebuie sa scormonesti dupa lucruri de fiecare data cand cauti ceva, foloseste cutiute si cosulete dreptunghiulare care se potrivesc la dimensiunile sertarului, in care sa depozitezi diverse instrumente de scris. Sub nicio forma nu pastra aici alimente pentru ca s-ar putea sa uiti de ele si sa mucegaiasca.

 

  1. Nu tine obiecte „non-office” la vedere. Evita sa expui obiecte foarte personale, precum cutia cu medicamente, crema de maini, parfumul, caserola cu resturi de mancare direct pe birou. Sunt obiecte care ar trebui sa ramana intr-o zona ferita de ochii celor din jur.

 

  1. Incepe-ti si termina-ti programul cu ordine pe birou. Chiar daca s-a facut seara curatenie in birou, sterge-ti biroul si tastatura dimineata cu un servetel umed, chiar antibacteriene, si rearanjeaza-ti in doua minute lucrurile de pe el, asta iti va da o stare de bine si te va face sa iti organizezi mai bine sarcinile zilei care urmeaza.

Mai putin de 5 minute sunt suficiente pentru a pune în practica efectele magiei ordinii la birou si in jurul tau. Asa vei fi sigur ca nu pierzi sau ratacesti niciun document important.

Un birou curat si organizat in care toate produsele de birotica sunt puse in ordine te va ajuta sa te concentrezi mai bine si iti va reduce nivelul de stres. Incepe cu unul, doua obiceiuri zilnice, de exemplu stersul biroului dimineata si facutul ordinii la plecare. Vei vedea ca in timp iti vor intra in rutina si vei continua si cu celelalte.

Nu uita ca gasesti ajutor la organizare pe Papetarie.ro, de unde iti poti alege produsele potrivite pentru a pastra ordinea la biroul de la munca sau acasa.

Citește și

Spune ce crezi

Adresa de email nu va fi publicata

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.