Dacă îţi doreşti să lucrezi ca specialist în achiziţii, însă nu ştii sigur ce presupune acest rol, descoperă mai jos care sunt principalele sarcini, dar şi cunoştinţele necesare pentru un loc de muncă în acest domeniu – mai ales că există numeroase oferte de muncă.
Activităţile specifice unui specialist în achiziţii
Un specialist în achiziții, sau manager de achiziții, are responsabilitatea de a gestiona și coordona procesul de achiziții într-o organizație. Acesta se asigură că compania obține bunuri și servicii de calitate la prețuri competitive și în conformitate cu regulamentele și cu standardele legale. Iată câteva dintre responsabilitățile tipice ale unui specialist în achiziții:
- Planificarea achizițiilor: specialistul în achiziții lucrează împreună cu diferite departamente pentru a identifica nevoile de achiziții, pentru a stabili cerințele și pentru a dezvolta strategii care să asigure o abordare eficientă și economică.
- Cercetare și evaluare: identifică potenţialii furnizori, efectuează analize de piață pentru a evalua opțiunile disponibile și negociază cu furnizorii pentru a obține cele mai bune condiții de preț și cele mai bune termene.
- Selectarea furnizorilor: bazează deciziile pe criterii precum calitatea produselor sau a serviciilor, termenele de livrare, reputația furnizorului și costurile implicate.
- Negocierea contractelor: elaborează și negociază contracte cu furnizorii pentru a asigura condiții avantajoase și pentru a minimiza riscurile pentru companie.
- Monitorizarea performanței furnizorilor: verifică periodic dacă furnizorii respectă termenele și calitatea convenită și implementează măsuri corective în cazul în care sunt identificate probleme.
- Gestionarea relațiilor cu furnizorii: menține o comunicare eficientă cu furnizorii pentru a asigura o colaborare fluidă și pentru a rezolva eventualele probleme sau neînțelegeri.
- Conformitatea legală: asigură respectarea tuturor legilor și a reglementărilor privind achizițiile, inclusiv normele de etică în afaceri.
- Gestionarea bugetului: colaborează cu departamentele implicate pentru a gestiona bugetul alocat achizițiilor și pentru a se asigura că se încadrează în limitele stabilite.
- Implementarea de tehnologii specifice: utilizează sisteme informatice sau alte tehnologii pentru a eficientiza procesul de achiziții și pentru a monitoriza datele relevante.
- Evaluarea performanței procesului: analizează continuu procesul de achiziții pentru a identifica oportunități de eficientizare și de reducere a costurilor.
De menţionat ar fi că un rol într-o companie, ca specialist de achiziţii, diferă de cel din domeniul achiziţiilor publice, deşi în ambele se pot folosi competenţe şi cunoştinţe similare.
Cunoştinţele necesare pentru un job în achiziţii
Specialiștii în achiziții trebuie să posede o gamă variată de competențe pentru a-și îndeplini cu succes responsabilitățile. Printre acestea se numără anumite competenţe tehnice, precum cunoştinţe despre:
- Achiziţii şi legislaţie: înţelegerea detaliată a proceselor de achiziții și a legislației relevante pentru a asigura conformitatea cu reglementările;
- Analiză financiară: capacitatea de a evalua propunerile financiare, de a face analize de cost-beneficiu și de a gestiona bugetele de achiziții;
- Utilizarea sistemelor informatice: abilitatea de a utiliza software specializat pentru gestionarea proceselor de achiziții și pentru analize de date.
Pe lângă acestea, un specialist în achiziţii este ideal să aibă şi abilităţi interpersonale (soft skills), şi abilităţi transferabile, precum abilităţi de negociere, comunicare eficientă, relaţionare interpersonală, planificare şi organizare, viziune strategică, rezilienţă, luarea deciziilor, etică profesională.
În concluzie, un specialist în achiziții reprezintă un angajat esențial într-o companie, având responsabilitatea de a asigura accesul organizației la bunuri și servicii de calitate la prețuri competitive. Prin gestionarea eficientă a procesului de achiziții, acest profesionist contribuie la atingerea obiectivelor strategice și la maximizarea eficienței operaționale.
