MS Excel este unul dintre cele mai populare instrumente utilizate în companii la nivel mondial. Este greu de imaginat un manager în orice companie care să nu folosească Excel. Desigur, Excel este cel mai des utilizat în departamentele financiare și de control și oriunde este implicată gestionarea financiară. Cu toate acestea, MS Excel este, de asemenea, un instrument foarte popular utilizat în gestionarea proiectelor.
Utilizarea MS Excel pentru gestionarea de bază a proiectelor
Majoritatea covârșitoare a companiilor care gestionează proiecte au început, cel puțin la început, cu instrumente de bază dezvoltate pe baza MS Excel. Motivul adoptării acestei soluții este în principal disponibilitatea largă a MS Excel în organizații, cunoașterea sa generală, precum și ușurința de a dezvolta instrumente de bază pentru gestionarea proiectelor. MS Excel este un program foarte flexibil, oferind totodată foarte multe funcții. Persoanele cu cunoștințe avansate în utilizarea MS Excel pot construi soluții avansate pentru a sprijini gestionarea proiectelor. În Excel se construiesc programe de proiecte cu vizualizare sub formă de diagrame Gantt, registre de riscuri, bugete de proiect, fișe de proiect și funcționalități de bază pentru gestionarea resurselor și a portofoliilor de proiecte. În gestionarea proiectelor cu ajutorul Excelului, se pot distinge cel puțin câteva etape legate de gradul de avansare al instrumentelor dezvoltate în MS Excel. Principalele etape sunt:
Etapa 1 – Cel mai simplu mod de a gestiona proiectele folosind MS Excel constă în crearea unui fișier cu foi de lucru – fiecare foaie de lucru având o funcționalitate diferită – și completarea acestui fișier sistematic pentru fiecare proiect. Principalul dezavantaj al acestei soluții este lipsa posibilității de lucru în echipă.
Etapa 2 – Construirea de instrumente pe baza MS Excel și SharePoint, ceea ce oferă funcționalități de bază pentru lucrul în echipă.
Etapa 3 – Utilizarea simultană a MS Excel și a bazelor de date MS SQL. În acest caz, MS SQL devine depozitul central de date, iar MS Excel este interfața pentru echipele de proiect și alți utilizatori.
Când MS Excel devine un instrument insuficient pentru gestionarea eficientă a proiectelor?
Studiile realizate la nivel mondial arată clar că atât companiile mici, cât și organizațiile internaționale implementează din ce în ce mai multe proiecte de la un an la altul. Având în vedere că implementarea strategiilor are loc prin realizarea de proiecte, că proiectele implică tot mai multe resurse cheie, care costă bani reali, așteptările legate de eficiența gestionării proiectelor cresc și ele. În acest context, se poate face o presupunere destul de sigură că, în companiile care desfășoară simultan multe proiecte strategice și complexe și implică resurse cheie, instrumentele de gestionare a proiectelor construite pe baza MS Excel devin insuficiente. Principalele ineficiențe care rezultă din utilizarea Excelului sunt următoarele:
- Crearea de instrumente profesionale bazate pe MS Excel – ceea ce, de obicei, companiile încearcă să facă pe cont propriu – este foarte consumatoare de timp și implică multe riscuri.
- Comunicarea dificilă și lucrul în echipă legat de planificarea și implementarea proiectelor complexe.
- Consumul mare de timp necesar pentru a furniza informații actuale despre proiectele în curs de desfășurare pentru conducerea companiei. În special, pregătirea răspunsurilor la întrebările ad hoc este o sarcină consumatoare de timp pentru angajații PMO.
- Este foarte dificil să construiești în Excel o logică completă a unui proiect sub forma unui grafic Gantt. Este greu să proiectezi toate tipurile de relații între sarcinile din proiect. Graficul Gantt care arată relațiile între toate sarcinile din proiect și traseul critic este un instrument de bază pentru realizarea fiecărui proiect complex. Un nivel de dificultate suplimentar este creat de dificultatea de a construi dependențe între sarcinile din proiecte diferite.
De ce un program profesional de gestionare a proiectelor este o alegere mai bună decât MS Excel?
Există multe instrumente profesionale pe piață care sprijină gestionarea proiectelor și a portofoliilor de proiecte. Companiile care desfășoară simultan multe proiecte complexe și care au nevoie să le gestioneze atât la nivel strategic, cât și operațional, pot alege dintre diferite sisteme. Unul dintre aceste soluții este programul de gestionare a proiectelor FlexiProject. Programele profesionale, în comparație cu MS Excel, oferă mult mai multe funcționalități, dintre care cele mai importante sunt:
- Centralizarea și securitatea datelor – toate datele despre proiecte sunt stocate într-o bază de date centrală a sistemului, iar accesul la acestea este corespunzător securizat.
- Funcții avansate de raportare – aceste programe oferă posibilitatea de a construi rapoarte detaliate. Principalul lor avantaj este că datele din aceste rapoarte sunt întotdeauna actualizate. În plus, este ușor de creat rapoarte ad hoc.
- Accesul la programe avansate împreună cu un grafic Gantt care păstrează logica completă a sarcinilor din proiect. Un exemplu al unui astfel de program din FlexiProject, care arată în același timp încărcarea resurselor de proiect, este ilustrat mai jos.
- Programele avansate de gestionare a proiectelor permit planificarea încărcării resurselor și înregistrarea timpului real de lucru petrecut în activitățile de proiect.
- Procesele precum luarea deciziilor, autorizarea modificărilor planurilor de proiect sau raportarea periodică a proiectelor pot fi complet automatizate.
- Lucrul eficient în echipă, comunicarea eficientă în cadrul proiectului și posibilitatea de a lucra simultan pe documentele de proiect sunt mari avantaje în comparație cu MS Excel.
- Programele avansate sprijină diferite metodologii de proiect, cum ar fi waterfall, metodologiile agile sau gestionarea hibridă.
MS Excel vs. Instrumente Profesionale de Gestionare a Proiectelor: Ce Să Alegi?
MS Excel poate fi recomandat în principal pentru companiile mici sau care abia își construiesc procesele legate de gestionarea proiectelor. Cu toate acestea, și în aceste cazuri, merită să te gândești dacă nu ar fi mai benefic să folosești instrumente profesionale deja existente. Multe dintre ele au implementate o serie de bune practici, pe care le poți începe să le folosești imediat. Pe de altă parte, companiile mari, care desfășoară simultan multe proiecte și implică resurse cheie, ar trebui să aleagă direct un program informatic avansat. Avantajele soluțiilor descrise în acest articol ar trebui să fie convingătoare pentru toți.