Diferența dintre PFA și SRL: răspundere, bani, taxe și administrare

Este prima decizie serioasă pe care o ia oricine vrea să lucreze pe cont propriu în România. PFA sau SRL? Întrebarea pare una de contabilitate, dar răspunsul ține de patru lucruri diferite: cine răspunde dacă ceva merge prost, cum ajung banii la tine, cât plătești la stat și cât timp îți mănâncă hârtiile. Le luăm pe fiecare în parte, cu cifrele valabile în 2026, ca să poți decide în cunoștință de cauză.

Ce este un PFA și ce este un SRL

PFA înseamnă persoană fizică autorizată. Tu, ca om, primești dreptul de a desfășura o activitate economică sub propriul nume. Nu există o entitate separată. Firma ești tu, cu un cod de înregistrare fiscală în plus.

SRL înseamnă societate cu răspundere limitată. Este o persoană juridică distinctă, cu patrimoniu propriu, cont bancar propriu, contracte semnate în numele ei. Tu ești asociat (proprietar) și, de regulă, administrator, dar legal ești o entitate separată de firmă.

Această diferență de natură juridică explică aproape tot ce urmează.

1. Răspunderea: cine plătește când lucrurile merg prost

La PFA, răspunzi cu tot ce ai. Dacă activitatea acumulează datorii pe care nu le poți acoperi din veniturile ei, creditorii pot urmări bunurile tale personale: mașina, economiile, în anumite condiții chiar locuința. Există posibilitatea de a constitui un patrimoniu de afectațiune, adică o parte din bunuri declarate ca fiind dedicate activității, care sunt urmărite cu prioritate. În practică, protecția pe care o oferă este limitată.

La SRL, răspunderea asociaților este limitată la capitalul social, adică la ce ai pus în firmă. Datoriile firmei sunt datoriile firmei. Dacă un client nu plătește, dacă un furnizor te dă în judecată, dacă activitatea eșuează, patrimoniul personal rămâne în principiu neatins.

„În principiu” are două excepții care merită știute. Prima: administratorul răspunde personal dacă se dovedește că a gestionat firma cu rea-credință sau a comis fapte ilegale (de exemplu a scos bani din firmă în timp ce aceasta era insolvabilă). A doua: băncile cer de obicei garanții personale de la asociați când acordă credite unui SRL mic, ceea ce anulează pe acea linie de finanțare protecția răspunderii limitate.

Chiar și cu aceste excepții, dacă activitatea ta implică riscuri reale (construcții, producție, contracte mari, marfă pe stoc, angajați), SRL-ul este forma care te protejează. PFA-ul se potrivește activităților unde riscul de a acumula datorii este mic: servicii intelectuale, consultanță, activități creative, freelancing.

2. Banii: cum ajung din activitate în buzunarul tău

Aici e diferența pe care mulți o subestimează la început și o simt abia după primele luni.

La PFA

Banii încasați sunt ai tăi. Poți să îi retragi oricând, fără nicio procedură, pentru că nu există separare între patrimoniul activității și cel personal. Plătești taxele o dată pe an, prin declarația unică, și restul rămâne disponibil. Un PFA cu venituri constante își vede banii în cont și îi folosește ca pe un salariu.

La SRL

Banii încasați sunt ai firmei. Ca să ajungă la tine, există trei căi legale:

• Dividende. Se distribuie din profitul net, după plata impozitului pe venitul firmei. De la 1 ianuarie 2026 impozitul pe dividende este 16%. Se pot distribui trimestrial, pe baza situațiilor financiare interimare, sau anual, după aprobarea bilanțului.
• Salariu. Te angajezi în propria firmă. Costul este ridicat (contribuții de aproximativ 45% din brut, adunate din partea angajatului și a angajatorului), dar ai vechime, asigurare medicală și pensie la nivelul contribuției.
• Decontări. Cheltuieli făcute în interesul firmei, justificate cu documente. Nu sunt un venit personal, ci o recuperare a unor sume avansate.

Ce nu poți face: să retragi bani din contul firmei pentru nevoi personale fără una dintre căile de mai sus. Sumele scoase fără justificare devin creanțe ale firmei asupra ta, se înregistrează ca împrumut acordat asociatului și pot atrage reîncadrări fiscale la control.

Efectul practic: la SRL există un decalaj între momentul în care firma încasează și momentul în care tu poți folosi banii legal. Pentru cine trăiește din venitul lunar, acest decalaj contează.

3. Taxele: ce plătești efectiv în 2026

Cifrele de mai jos folosesc salariul minim brut de referință de 4.050 lei, valabil la începutul anului 2026. Pragurile de contribuții se calculează în multipli de salarii minime, așa că orice modificare a salariului minim le schimbă.

PFA în sistem real

Baza de calcul este venitul net: încasări minus cheltuieli deductibile. Pe această bază se aplică:

• Impozit pe venit: 10% din venitul net, după scăderea contribuțiilor.
• CAS (pensie): 25%, dar nu pe tot venitul. Sub 12 salarii minime (48.600 lei net pe an) nu datorezi CAS, deși poți opta. Între 12 și 24 de salarii minime plătești 25% din 12 salarii minime, adică 12.150 lei. Peste 24 de salarii minime (97.200 lei) plătești 25% din 24 de salarii minime, adică 24.300 lei, indiferent cât câștigi în plus.
• CASS (sănătate): 10% din venitul net, cu un minim de 6 salarii minime (2.430 lei) și un plafon maxim de 72 de salarii minime, adică 29.160 lei. Plafonul a crescut din 2026, de la 60 la 72 de salarii minime, ceea ce lovește PFA-urile cu venituri mari.

Un exemplu simplu: la un venit net de 80.000 lei pe an, plătești CAS 12.150 lei, CASS 8.000 lei, iar impozitul de 10% se aplică pe 59.850 lei, rezultând 5.985 lei. Rămâi cu aproximativ 53.900 lei, adică o rată efectivă de taxare în jur de 33%.

Avantajul PFA-ului: după aceste taxe, banii sunt ai tăi. Nu mai există nicio treaptă de impozitare la retragere.

PFA la normă de venit

Pentru anumite activități, în limita unui plafon de încasări, poți plăti taxele pe o sumă fixă stabilită anual de administrația fiscală pentru localitatea ta, indiferent de cât ai încasat efectiv. Dacă venitul real depășește norma, avantajul e considerabil. Lista activităților eligibile a fost reorganizată odată cu noua clasificare CAEN, așa că verifică dacă activitatea ta mai figurează în ea.

SRL microîntreprindere

Regimul micro s-a restrâns serios. În 2026, ca să rămâi microîntreprindere, ai nevoie de:

• cifră de afaceri sub 100.000 de euro pe an (plafonul a coborât de la 500.000);
• cel puțin un angajat cu normă întreagă (sau echivalent);
• îndeplinirea celorlalte condiții din Codul fiscal privind structura veniturilor și numărul de firme deținute.

Dacă le îndeplinești, firma plătește 1% din cifra de afaceri, nu din profit. Cota de 3% a fost eliminată. La distribuirea profitului adaugi 16% impozit pe dividende, iar dacă dividendele nete depășesc 6 salarii minime pe an, mai plătești și CASS pe trepte fixe: 2.430 lei între 6 și 12 salarii minime, 4.860 lei între 12 și 24, 9.720 lei peste 24 de salarii minime.

Angajatul obligatoriu costă. Chiar și la salariul minim, cheltuiala anuală a firmei cu un angajat depășește 50.000 lei brut cu tot cu contribuții. Dacă acel angajat ești tu, o parte din bani se întoarce la tine ca salariu net, dar diferența rămâne un cost real care nu exista în vechile calcule PFA versus micro.

SRL cu impozit pe profit

Firmele fără angajat sau cu cifră de afaceri peste 100.000 de euro plătesc 16% pe profit, adică pe venituri minus cheltuieli deductibile. La distribuire, același 16% pe dividende și aceleași trepte de CASS.

Pentru un SRL fără angajați care distribuie tot profitul, rata efectivă ajunge la aproximativ 29% plus CASS. Dacă profitul e de 100.000 lei: 16.000 lei impozit pe profit, 13.440 lei impozit pe dividende, 4.860 lei CASS, în total 34.300 lei, adică rămân 65.700 lei. Pentru comparație, același venit net la PFA lasă aproximativ 58.900 lei după CAS de 24.300, CASS de 10.000 și impozit pe diferență.

Deci care iese mai bine?

Depinde de trei variabile: nivelul venitului, ponderea cheltuielilor și dacă ai oricum nevoie de un angajat.

• Venituri sub 50.000 lei net pe an, cheltuieli mici, lucrezi singur: PFA. Nu datorezi CAS, CASS-ul e mic, iar la SRL ai plăti angajatul sau 16% pe profit plus dividende.
• Venituri între 50.000 și 100.000 lei net: zonă gri. PFA-ul plătește CAS fix de 12.150 lei, SRL-ul plătește angajatul. Simulează cu cifrele tale.
• Venituri peste 100.000 lei net, fără angajați: PFA-ul rămâne competitiv datorită plafonului de CAS. SRL-ul pe profit ia 16% de două ori. Diferența e mai mică decât era în 2025, dar nu a dispărut.
• Venituri mari, cifră de afaceri până în 100.000 euro, ai deja un angajat: SRL micro. 1% pe încasări plus 16% pe dividende bate orice PFA.
• Cheltuieli mari (peste 40% din încasări): PFA sau SRL pe profit, pentru că ambele scad cheltuielile din bază. Micro nu ține cont de cheltuieli.

Regula generală din 2026: majorarea impozitului pe dividende și restrângerea regimului micro au redus avantajul istoric al SRL-ului. Nu mai există un răspuns automat. Există un calcul de făcut.

4. TVA: aceeași regulă pentru ambele

Plafonul de înregistrare în scopuri de TVA este 395.000 lei cifră de afaceri anuală și se aplică identic la PFA și SRL. Sub plafon nu ești obligat să te înregistrezi, dar poți opta, ceea ce are sens dacă lucrezi cu clienți plătitori de TVA sau faci investiții mari la început. Peste plafon, înregistrarea e obligatorie în 10 zile de la sfârșitul lunii în care l-ai depășit.

5. Administrarea: cât timp și câți bani costă hârtiile

Înființare

PFA-ul se înființează la Registrul Comerțului în câteva zile, cu taxe reduse, pe baza unei dovezi de calificare sau experiență în domeniul ales și a unui document pentru sediu. Poți avea cel mult 5 coduri CAEN.

SRL-ul cere act constitutiv, capital social (nu mai există un minim obligatoriu, dar trebuie să existe), dovada sediului, declarații ale asociaților și administratorului, specimen de semnătură. Taxele sunt mai mari, procedura durează la fel de puțin dacă dosarul e complet. Nu există limită la numărul de coduri CAEN.

Contabilitate

PFA-ul ține contabilitate în partidă simplă: registrul jurnal de încasări și plăți, registrul inventar, evidența documentelor. Multe PFA-uri își fac singure evidența sau plătesc un contabil câteva sute de lei pe lună, uneori doar la declarația unică.

SRL-ul ține contabilitate în partidă dublă, cu balanțe lunare, bilanț anual depus la administrația fiscală, declarații periodice, registre obligatorii. Un contabil autorizat este practic obligatoriu, iar costul pornește de la câteva sute de lei pe lună pentru o firmă fără activitate intensă și crește cu volumul de documente și cu angajații.

Obligații recurente

PFA-ul depune, în esență, o declarație unică pe an, plus declarațiile de TVA dacă e înregistrat. SRL-ul are declarații trimestriale sau lunare de impozit, declarații pentru angajați, bilanț, raportări statistice, hotărâri ale asociatului unic pentru orice decizie importantă, actualizări la Registrul Comerțului pentru schimbări de sediu, administrator sau obiect de activitate.

Închidere

Un PFA se radiază simplu, cu o cerere la Registrul Comerțului. Un SRL se dizolvă și se lichidează într-o procedură cu mai mulți pași, care durează luni și implică costuri de lichidator dacă există datorii sau active de împărțit. Este unul dintre motivele pentru care mulți încep cu PFA și trec la SRL doar când activitatea o justifică.

6. Alte diferențe care contează în practică

• Angajați. PFA-ul poate angaja, dar cu limitări, și rămâne o structură gândită pentru o persoană. SRL-ul e construit pentru a avea echipă.
• Asociați. PFA-ul nu poate avea parteneri. Dacă vrei să pornești ceva cu cineva, e SRL.
• Credibilitate. Multe companii mari și instituții preferă să contracteze cu un SRL. Nu e o regulă, dar în licitații și în relația cu clienți corporate SRL-ul deschide mai ușor uși.
• Finanțare. Programele de fonduri europene și majoritatea schemelor de sprijin pentru IMM-uri se adresează SRL-urilor. PFA-urile au acces limitat.
• Vânzare. Un SRL se poate vinde prin cesiune de părți sociale. Un PFA nu se poate vinde, pentru că e legat de persoana ta.
• Continuitate. SRL-ul supraviețuiește asociatului. PFA-ul încetează odată cu titularul.
• Calificare. PFA-ul cere dovada pregătirii în domeniul activității. SRL-ul nu, cu excepția activităților reglementate.

Cum decizi, concret

Pune-ți patru întrebări în ordinea asta:

1. Există risc real de datorii sau litigii în ce vreau să fac? Dacă da, SRL, indiferent de taxe.
2. Am nevoie de parteneri, angajați sau finanțare nerambursabilă? Dacă da, SRL.
3. Cât estimez că voi câștiga net în primul an? Sub 50.000 lei, PFA e aproape sigur mai ieftin și mai simplu. Peste 100.000 lei, fă o simulare cu un contabil pentru ambele variante.
4. Am nevoie de bani lunar din activitate? Dacă da și nu vrei să te angajezi în propria firmă, PFA-ul îți dă acces imediat la ce încasezi.

Poți începe ca PFA și transforma ulterior activitatea în SRL. Invers e mai greu și mai scump. Mulți antreprenori care lucrează singuri rămân ani de zile pe PFA fără să piardă nimic, iar trecerea la SRL vine natural în momentul în care apar angajații, partenerii sau contractele care cer o structură mai solidă.

Întrebări frecvente

Pot avea și PFA, și SRL în același timp?

Da. Sunt entități diferite. Unii separă activitățile: consultanța pe PFA, comerțul sau producția pe SRL. Fiecare cu propriile obligații.

Ca angajat cu contract de muncă, îmi convine PFA-ul?

Dacă ai deja contract de muncă și plătești CASS la nivelul a cel puțin 6 salarii minime prin acesta, PFA-ul nu mai datorează minimul de CASS, ci 10% din venitul net efectiv. CAS-ul se datorează în continuare la praguri. Pentru venituri suplimentare mici, PFA-ul rămâne cea mai simplă variantă.

SRL-ul fără angajați mai are sens în 2026?

Fiscal, e cea mai scumpă variantă: 16% pe profit plus 16% pe dividende. Are sens doar dacă ai nevoie de protecția răspunderii limitate, de parteneri sau de credibilitatea unei societăți, și accepți costul.

Ce se întâmplă dacă un PFA depășește 100.000 de euro?

Nimic special din perspectiva formei juridice. Nu există un plafon de venit pentru PFA. Rămâi la aceleași reguli de impozitare, cu contribuțiile plafonate. Din perspectiva TVA, ești demult peste prag și înregistrat.

Cât durează să transform PFA-ul în SRL?

Nu există o transformare propriu-zisă. Înființezi SRL-ul, îi transferi contractele și clienții, apoi radiezi PFA-ul sau îl păstrezi pentru activități separate. Tot procesul se poate face în două-trei săptămâni dacă ai documentele pregătite.

Pe scurt

PFA-ul e simplu, ieftin de administrat și îți dă acces direct la bani, dar răspunzi cu tot ce ai și rămâi o structură de o singură persoană. SRL-ul te protejează, îți permite să crești, dar costă mai mult în contabilitate, în timp și, din 2026, în taxe la retragerea profitului. Diferența fiscală care înclina balanța spre SRL s-a redus. Decizia se ia acum pe baza riscului, a planurilor de creștere și a nevoii de bani lunari, nu doar pe baza calculatorului de taxe.

Parteneri

Articole recomandate din rețeaua noastră

Revista IoanaCând ai nevoie de ortoped pentru dureri articulare și ce faci imediatNews24Atacurile dintre Rusia și Ucraina au lăsat trei morți și 21 de răniți în noaptea de 17 spre 18 octombrieDolce SportGenoa lui Dan Șucu pierde cu 0-2 la Roma și rămâne penultima în Serie AGetPonyTesla a cerut schimbări la testele europene de asistență la conducere, contestând o factură de 365.000 de euroBravonetRoman Reigns îl joacă pe Akuma în „Street Fighter”, iar Cody Rhodes preia rolul lui GuileLylaCe bani poți primi pentru copil după divorț și cum verifici dacă ratele se încadrează în venitul tău