Florin Cuc, CEO Arhivatorul: Arhivarea trebuie sa fie bine pus la punct si continuu

Arhivarea documentelor este o obligatie pentru fiecare companie, pentru ca astfel isi poate justifica activitatea in fata organelor statului si isi poate gestiona si organiza intregul flux de lucru. “Fiecare document are un termen de pastrare, in functie de tipul sau, termen specificat in legislatia in domeniu – puncteaza Florin Cuc, presedinte-CEO Arhivatorul. Tocmai de aceea noi recomandam ca arhivarea sa fie un procedeu bine pus la punct si realizat in mod continuu.”

Avantajele unei arhive bine organizate este economisirea timpului de cautare a documentelor pentru activitatile administrative ce au ca rol indeplinirea obligatiilor fiscale sau de personal. In plus, si eventualele controale se vor desfasura eficient, reducandu-se considerabil riscul unor amenzi.

Arhivarea face obiectul Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015, intrat in vigoare de la inceputul anului 2016. Acesta, pe langa stabilirea exacta a termenelor de pastrare, da posibilitatea antreprenorilor de a-si alege tipul de arhivare pe care il doreste. Fie ca opteaza pentru varianta digitala, fie ca opteaza pentru cea clasica, fiecare companie trebuie sa se asigure ca respecta anumite norme legale, aplicate diferentiat pentru cele doua tipuri de arhivare.

In alegerea tipului de arhivare, trebuie luate in calcul cateva aspecte care pot ajuta la luarea deciziei corecte.

  1. Spatiul de depozitare

Arhiva clasica, pe format de hartie, necesita un spatiu dedicat, bine aerisit si sigur in fata eventualelor intemperii. Documentele trebuie puse in dosare, in functie de tipul lor si de perioada de valabilitate, iar dosarele trebuie depozitate in cutii sau in dulapuri speciale. In ceea ce primeste arhivarea digitala, aceasta nu necesita un spatiu fizic dedicat, ci unul virtual, intr-o aplicatie tip Cloud sau servere in mai multe locatii. Astfel, cheltuielile cu spatiul fizic pot fi reduse considerabil, sau spatiul poate fi reorganizat, pentru o mai buna desfasurare a proceselor de lucru.

 

  1. Resursele umane si timpul acordat

Intr-o companie cu un volum mare de lucru, este nevoie de o persoana dedicata pentru realizarea arhivei, intrucat este un process care necesita atentie constanta. In acest caz, se recomanda apelarea la o companie dedicata, care cunoaste indeaproape toate obligatiile legale si dispune de resursele umane necesare.

In ceea ce priveste cautarea documentelor, invingatoare iese arhivarea digitala. Actele dorite pot fi gasite printr-o cautare rapida, dupa anumiti termeni, fara a rasfoi dosare.

 

  1. Siguranta documentelor

In timp ce arhivarea clasica poate parea mai sigura, sunt tot multe argumente care inclina balanta in directia arhivarii digitale. Documentele arhivate pe format de hartie pot fi sustrase, copiate de persoane fara acest drept, pot fi deteriorate iremediabil sau chiar distruse.

In ceea ce priveste arhivarea digitala, se recomanda salvarea documentelor in mai multe locatii, astfel minimizandu-se riscul ca acestea sa fie pierdute. Mai mult, pot fi accesate, editate sau copiate doar de anumite persoane, daca acest lucru este dorit. Iar cu o aplicatie ce dubleaza siguranta documentelor, grija pierderii, sustragerii sau consultarii de anumite persoane in scop prejudicios este practic inlaturata.

Arhivatorul SRL – Depozit de siguranta este compania cu o reala experienta in arhivare, care pune pe primul loc oferirea unor solutii personalizate pentru specificul fiecarui client in parte. “Asiguram servicii complete, de la transportul documentelor, la prelucrarea lor si pana la distrugerea la termen” – accentueaza Florin Cuc, presedinte-CEO Arhivatorul. Compania are experti arhivisti si arhivari care cunosc indeaproape temeiurile legale si le respecta pentru a asigura servicii profesioniste si de inalta calitate. Experienta companiei ii este dovedita de multiplele colaborari de succes, dar si de premiile obtinute la nivel national pentru activitatea prestata.

Citește și
Spune ce crezi

Adresa de email nu va fi publicata