3 lucruri pe care trebuie să le știi despre cum se arhivează documentele

Arhivarea documentelor este o activitate reglementată, iar creatorii și deținătorii de documente au reponsabilitatea evidenței, arhivării și păstrării documentelor.

Iată în continuare trei lucruri pe care trebuie să le știi despre cum se arhivează documentele:

1. Fondul Arhivistic Național al României

Conform Legii Arhivelor Naționale, Fondul Arhivistic Național al României este alcătuit din documente create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare și religioase, de către persoane fizice autorizate, profesioniști care își desfășoară activitatea în baza unei legi speciale și persoane fizice. Sunt incluse în Fondul Arhivistic Național următoarele tipuri de documente: acte oficiale și particulare, diplomatice și consulare, memorii, manuscrise, proclamații, chemări, afișe, planuri, schițe, hărți, pelicule cinematografice și alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum și înregistrări foto, video, audio și informatice, cu valoare istorică, realizate în țară sau de către creatori români în străinatate. Persoanele fizice și juridice care creează și dețin astfel de documente răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor în condițiile prevederilor legii arhivelor.

2. Creatorii și deținătorii de documente au o serie de obligații privind arhivarea documentelor

Creatorii și deținătorii de documente trebuie să asigure evidența documentelor, constituirea dosarelor, inventarierea dosarelor, predarea la compartimentul Arhivă, selecționarea și folosirea documentelor. Astfel, procedura arhivare documente include o serie de reguli, care trebuie respectate, conform legii.

Creatorii şi deţinătorii de documente trebuie să păstreze documentele în condiţii corespunzătoare, în depozite construite special sau în încăperi special amenajate, asigurându-se condiţiile necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia lor împotriva expunerii la agenți de deteriorare ca praf, lumină solară, solicitări uzură mecanică, variaţii de temperatură şi umiditate, temperaturi excesive, surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici, pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă.

Odată ce au fost prelucrate și arhivate, documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi folosite pentru cercetare ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, documentări, acțiuni educative, elaborarea de publicații, eliberarea unor copii, extrase, certificate. Documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi consultate, la cerere, de către cetăţeni români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face doar cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare. Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii şi extrase după documentele pe care le creează şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi patrimoniale.

3. Termene de păstrare a documentelor de către creatorii și deținătorii de documente

Legea Arhivelor Naționale prevede că documentele trebuie depuse spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după o anumită perioadă de timp. Astfel, documentele scrise se depun după 30 de ani de la crearea lor, documentele tehnice se depun după 50 de ani de la crearea lor, actele de stare civilă se depun după 100 de ani de la întocmirea lor, documentele fotografice şi peliculele cinematografice se depun după 20 de ani de la crearea lor, iar matricele sigilare se depun după scoaterea lor din uz.

Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de creatori şi deţinători.

Carnetele de muncă se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, dupa caz.

Dacă documentele sunt necesare desfășurării activității creatorilor și deținătorilor de documente, acestea pot fi păstrate în continuare de către aceștia și după expirarea termenului de depunere, cu aprobarea Arhivelor Naționale.

Arhivarea documentelor este, așadar, o activitate ce implică multe resurse (umane, de timp, de spațiu, financiare), însă, există organizații specializate autorizate care se ocupă de arhivarea documentelor și care vă pot ajuta cu realizarea acestei activități. Una dintre organizațiile care oferă servicii de arhivare este unitatea protejată autorizată UtilDeco din Iași. UtilDeco oferă servicii complete de arhivare: legătorie, depozitare, distrugere autorizată, arhivare electronică și consultanță în domeniul arhivării. Serviciile de arhivare a documentelor UtilDeco asigură o administrare corespunzătoare a documentelor, aducând economii financiare, de timp și de spațiu.

UtilDeco are statutul de unitate protejată autorizată și a fost înființată în anul 2008 ca soluție de angajare pentru tinerii cu dizabilități, a celor care vin din sistemul de protecție al copilului sau din familii cu probleme. Puteți achiziționa pe bază de parteneriat cu o unitate autorizată protejată servicii de Arhivare documente și puteți deconta o parte din cheltuieli după cum urmează: persoanele juridice din România cu peste 50 de angajați pot să achiziționeze, pe bază de parteneriat, produse sau servicii realizate prin activitatea proprie a persoanelor cu handicap angajate în unități protejate autorizate, conform Legii 193/2020. Persoanele juridice care au un contract de parteneriat cu o unitate protejată autorizată pot să achiziționeze produse/servicii pe care să le deconteze (inclusiv facturi de avans) în limita a 50% din salariul de bază minim brut, așa cum este prevăzut de art. 78 alin. 3 lit b din Legea 448/2006 și de art. 43 din Normele metodologice ale Legii nr. 448/2006.

Citește și
Spune ce crezi

Adresa de email nu va fi publicata