Păstrarea documentelor companiei în siguranță deplină, într-un loc de unde pot fi accesate la nevoie, este una dintre prioritățile pe care le are – sau ar trebui să le aibă – orice organizație, fiind o obligație legală. Aceasta poate deveni, însă, o adevărată provocare, plină de dificultăți, mai ales când este vorba despre organizații mari. Despre soluțiile de depozitare arhivă care să satisfacă nevoile diverse pe care le pot avea companiile, astfel încât să fie asigurată protecția și accesibilitatea documentelor, poți afla din acest articol.
Servicii de depozitare arhivă– ce presupun acestea?
Pentru cei care doresc să externalizeze depozitarea documentelor, există servicii specializate de depozitare arhiva. Este vorba de oferirea unor spații de depozitare securizate și condiții controlate de mediu care au menirea de a proteja documentele împotriva deteriorării. Prin intermediul acestor servicii poți beneficia inclusiv de gestionarea și indexarea documentelor, astfel încât accesul la acestea să fie unul rapid și eficient. Pentru că sunt oferite de companii specializate și autorizate în gestionarea arhivelor, acestea oferă o gamă largă de facilități și beneficii, în conformitate cu reglementările enunțate în Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996.
Servicii profesionale de depozitare arhivă – beneficii și facilități oferite
În primul rând, serviciile profesionale de depozitare arhivă oferă spații de depozitare securizate, dotate cu sisteme de securitate avansate, inclusiv camere de supraveghere, sisteme de alarmă și acces controlat. Acest lucru ajută la asigurarea unei protecții ridicate a documentelor împotriva furtului, avariei sau distrugerii.
În al doilea rând, este vorba despre servicii care pot include condiții controlate de mediu, cum ar fi controlul temperaturii și umidității, astfel încât să fie prevenită deteriorarea documentelor în timp. În acest fel, documentele sunt păstrate în condiții optime pentru a menține integritatea și calitatea lor pe termen lung.
Pe lângă facilitățile fizice, serviciile profesionale de depozitare arhivă pot include și servicii de gestionare și indexare a documentelor. Acest lucru permite o organizare eficientă a documentelor și accesul rapid la informațiile necesare, fără a pierde timpul căutând în dosare nestructurate.
De exemplu, prin serviciul de scanare documente, vei obține documentul de care ai nevoie în cel mai scurt timp. Acest lucru nu doar că va duce la economii de timp sau de efort, ci contribuie și la reducerea riscului de pierdere sau de deteriorare a documentelor fizice. Nu uita și de faptul că documentele scanate pot fi păstrate într-un spațiu de stocare digital, sigur, asigurându-te astfel că informațiile sunt protejate și accesibile în orice moment.
Gestionarea și protejarea documentelor importante
Pentru că este crucial să ai în vedere o gestionare eficientă și o protecție ridicată a documentelor importante ale companiei, asigură-te că documentele sunt protejate împotriva accesului neautorizat. Asigură-te că ai inclusiv o strategie de backup pentru a preveni pierderea accidentală sau deteriorarea lor.
Într-adevăr, păstrarea documentelor în siguranță, accesibile în orice moment, poate fi realizată cu succes prin utilizarea unor diverse soluții de depozitare, însă oricare ar fi nevoile sau preferințele pe care le ai, există mereu o opțiune potrivită care să satisfacă aceste cerințe. Asigură-te că alegi soluția care să ofere protecție, accesibilitate și eficiență pentru documentele companiei tale.
