Arhivarea electronică garantează securitatea documentelor

Arhivarea electronică: O soluție eficientă pentru companii

Costuri reduse și securitate sporită

Conform legislației în vigoare, companiile sunt obligate să păstreze anumite documente în arhive. Totuși, arhivarea fizică implică cheltuieli semnificative atât financiare, cât și de spațiu. O alternativă viabilă este arhivarea electronică, care nu doar că reduce costurile, dar oferă și un nivel mai ridicat de securitate și confidențialitate.

Arhivarea electronică elimină etapele costisitoare de manipulare și stocare a documentelor fizice prin metode moderne care asigură autenticitatea acestora.

Cerințe legale pentru arhivarea electronică

Documentele cu regim special trebuie să fie gestionate conform Legii 135/2007. Acestea trebuie stocate în center de date acreditate care respectă normele impuse de Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale (MCSI), conform deciziei 493/2009.

Pentru a implementa o arhivare electronică conform legii, companiile trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

1. Sâ detină un centru de date acreditat MCSI.
2. Sâ utilizeze o aplicație de management al arhivei electronice conform normelor MCSI.
3. Sâ obțină titlul de Administrator de arhivã electronicã acreditat MCSI.

Tipuri de documente ce necesită arhivare

Arhivarea este esențialã în diverse departamente precum Contabilitate, Juridic sau Resurse Umane pentru toate tipurile de documente reglementate prin lege cu regim special.

Deși orice tip de document poate fi archivat electronic, obligația se aplicã doar celor specificate legal care au un termen fix pentru păstrare şi sunt emise exclusiv în format digital. Autenticitatea acestor documente este garantată prin semnătura titularului dreptului asupra lor şi fișa aferentã a documentelor archivate.

Printre exemplele relevante se numără contractele,polițele de asigurări sau fluturașii salariali.

Beneficiile respectării legislației privind arhivarea

Importanța respectării cerințelor legale privind arhivarea constã în asigurarea securității informațiilor și integrității pe termen lung a documentelor. Aceasta facilitează identificarea rapidã a informațiilor din cadrul unei arhipe electronice utilizând cuvinte-cheie specifice şi permite utilizarea acestora ca probe în instanță fără necesitatea consultării unei arhipe fizice.

„Avantajele includ reducerea costurilor asociate tipăriri si depozitării hârtiei”, afirmǎ Antoin Voicu din cadrul Zipper România – o companie activǎ pe piața soluțiilor IT din Sud-Estul Europei ce sprijină optimizarea fluxurilor interne ale firmelor prin servicii eficiente la prelucrarea datelor si gestionarii documentației.”

Parteneri

Articole recomandate din rețeaua noastră

BravonetToma Cuzin, reținut după accidentul de la Peretu, a avut un rezultat pozitiv la DrugTestLylaUnele probleme de sănătate au fost asociate cu Alzheimerul precoce cu până la 15 ani înainte de diagnosticRevista IoanaCum faci curățenia de toamnă în grădină fără să tai plantele care au nevoie de protecție peste iarnăNews24Casa Albă îi solicită lui Kimberly Guilfoyle să renunțe la postul de ambasadoare în GreciaDolce SportSorana Cîrstea pierde la Wuhan cu locul 240 mondial după ce ratează trei mingi de meciGetPonyPoliția poate măsura viteza din mers, dar numai cu radare omologate pentru acest regim