Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) a oferit detalii suplimentare privind procedurile aferente transmiterii și corectării facturilor prin platformele SPV și e-Factura, clarificând pașii necesari pentru a evita eventualele erori și dublări în contabilitate și în evidențele fiscale.
Într-un webinar organizat de ANAF pe tema e-Factura, au fost abordate numeroase întrebări și provocări pe care antreprenorii le întâmpină în procesul de transmitere a facturilor prin SPV și în administrarea corectă a acestora.
ANAF, clarificări despre e-Factura și SPV
Iată câteva dintre clarificările oferite de ANAF cu privire la aceste subiecte:
- Transmiterea și recepționarea facturilor în SPV
Dacă un client nu primește factura transmisă prin SPV, înregistrarea fișierului ZIP transmis de emitent nu este o procedură corectă. Este recomandat să se verifice dacă factura a fost trimisă corect și dacă nu au existat erori de autentificare. - Înregistrarea mărfurilor înainte de primirea facturii
În contabilitate, marfa poate fi înregistrată ca „factură de sosit”, însă deducerea TVA-ului nu este posibilă până la primirea efectivă a facturii în SPV. - Facturi simplificate
Facturile simplificate nu trebuie transmise prin portalul e-Factura, acestea fiind exceptate de la această obligație. - Corectarea facturilor eronate
Dacă o factură este emisă eronat, aceasta trebuie înregistrată în luna emiterii și corectată prin stornare și emiterea unei facturi corecte în luna următoare. - Retransmiterea facturilor corectate în SPV
Corectarea unei facturi nu poate fi realizată printr-un nou cod 384 fără stornare. Este necesară stornarea inițială cu codul 380 și emiterea unei facturi corecte. - Arhivarea documentelor justificative
Fișierul XML al facturii trebuie arhivat ca document justificativ, acesta fiind considerat originalul facturii. - Transmiterea facturii prin email fără utilizarea SPV
Transmiterea facturii doar prin email, fără utilizarea SPV, poate duce la pierderea dreptului de deducere a TVA-ului, iar cheltuiala nu va fi deductibilă din perspectiva impozitului pe profit sau venit. - Autofacturarea pentru deducerile de protocol
Autofactura emisă pentru deducerile de protocol trebuie declarată prin e-Factura. - Codurile utilizate pentru facturile de stornare
Facturile de stornare trebuie să fie emise cu codul 380, iar corecțiile ulterioare cu codul 384. - Dublarea facturilor emise cu același număr
În cazul în care sunt emise mai multe facturi cu același număr, trebuie înregistrată doar o singură factură, iar pentru cele dublate este necesară transmiterea unui mesaj pentru remedierea situației. - Corelarea datelor între RO e-Factura și RO e-Transport
În cazul unui control, fișierul XML este considerat document justificativ. Totuși, formatul PDF poate fi acceptat temporar de autoritățile de control. - Timpul de păstrare a fișierelor XML
Fișierele XML trebuie păstrate timp de 5 ani, calculând de la 1 iulie a anului următor emiterii facturilor. - Corectarea datelor eronate de sediu fără stornare
Corectarea datelor eronate de sediu nu poate fi făcută fără stornare. Este necesară stornarea facturii inițiale și emiterea unei facturi corecte. - Emiterea facturilor pentru plățile în avans
În cazul plăților în avans, trebuie emisă o factură de avans, care trebuie transmisă prin e-Factura. - Dublarea facturilor corectate
În cazul în care clientul primește două facturi corectate, corecția trebuie făcută prin stornare și emiterea unei facturi noi. Facturile dublate nu vor fi valide. - Formatul agreat pentru facturile fizice
Deși nu există un format specific pentru facturile fizice, acestea trebuie descărcate și primite prin SPV pentru a fi considerate valabile.
