ANAF, clarificări despre e-Factura și SPV. Toate informațiile pentru antreprenorii

Într-un webinar organizat de ANAF pe tema e-Factura, au fost abordate numeroase întrebări și provocări pe care antreprenorii le întâmpină în procesul de transmitere a facturilor prin SPV și în administrarea corectă a acestora.

ANAF, clarificări despre e-Factura și SPV

Iată câteva dintre clarificările oferite de ANAF cu privire la aceste subiecte:

1. Transmiterea și recepționarea facturilor în SPV
   Dacă un client nu primește factura transmisă prin SPV, înregistrarea fișierului ZIP transmis de emitent nu este o procedură corectă. Este recomandat să se verifice dacă factura a fost trimisă corect și dacă nu au existat erori de autentificare.
2. Înregistrarea mărfurilor înainte de primirea facturii
   În contabilitate, marfa poate fi înregistrată ca „factură de sosit”, însă deducerea TVA-ului nu este posibilă până la primirea efectivă a facturii în SPV.
3. Facturi simplificate
   Facturile simplificate nu trebuie transmise prin portalul e-Factura, acestea fiind exceptate de la această obligație.
4. Corectarea facturilor eronate
   Dacă o factură este emisă eronat, aceasta trebuie înregistrată în luna emiterii și corectată prin stornare și emiterea unei facturi corecte în luna următoare.
5. Retransmiterea facturilor corectate în SPV
   Corectarea unei facturi nu poate fi realizată printr-un nou cod 384 fără stornare. Este necesară stornarea inițială cu codul 380 și emiterea unei facturi corecte.
6. Arhivarea documentelor justificative
   Fișierul XML al facturii trebuie arhivat ca document justificativ, acesta fiind considerat originalul facturii.
7. Transmiterea facturii prin email fără utilizarea SPV
   Transmiterea facturii doar prin email, fără utilizarea SPV, poate duce la pierderea dreptului de deducere a TVA-ului, iar cheltuiala nu va fi deductibilă din perspectiva impozitului pe profit sau venit.
8. Autofacturarea pentru deducerile de protocol
   Autofactura emisă pentru deducerile de protocol trebuie declarată prin e-Factura.
9. Codurile utilizate pentru facturile de stornare
   Facturile de stornare trebuie să fie emise cu codul 380, iar corecțiile ulterioare cu codul 384.
10. Dublarea facturilor emise cu același număr
    În cazul în care sunt emise mai multe facturi cu același număr, trebuie înregistrată doar o singură factură, iar pentru cele dublate este necesară transmiterea unui mesaj pentru remedierea situației.
11. Corelarea datelor între RO e-Factura și RO e-Transport
    În cazul unui control, fișierul XML este considerat document justificativ. Totuși, formatul PDF poate fi acceptat temporar de autoritățile de control.
12. Timpul de păstrare a fișierelor XML
    Fișierele XML trebuie păstrate timp de 5 ani, calculând de la 1 iulie a anului următor emiterii facturilor.
13. Corectarea datelor eronate de sediu fără stornare
    Corectarea datelor eronate de sediu nu poate fi făcută fără stornare. Este necesară stornarea facturii inițiale și emiterea unei facturi corecte.
14. Emiterea facturilor pentru plățile în avans
    În cazul plăților în avans, trebuie emisă o factură de avans, care trebuie transmisă prin e-Factura.
15. Dublarea facturilor corectate
    În cazul în care clientul primește două facturi corectate, corecția trebuie făcută prin stornare și emiterea unei facturi noi. Facturile dublate nu vor fi valide.
16. Formatul agreat pentru facturile fizice
    Deși nu există un format specific pentru facturile fizice, acestea trebuie descărcate și primite prin SPV pentru a fi considerate valabile.