Declarația 406 SAF-T: Răspunsurile la cele mai importante 5 întrebări

Declarația 406 SAF-T reprezintă cea mai importantă transformare prin care trece sistemul fiscal din România, de până acum. Prin intermediul fișierului standard de control fiscal (SAFT), inspectorii nu mai sunt nevoiți să facă inspecții fiscale la sediul contribuabililor, ci verifică online situația unei firme. Din doar câteva click-uri, se pot verifica informații referitoare la TVA, impozit pe profit, contribuții salariale etc.

Sistemul de raportare SAF-T, implementat în 2022 de marii contribuabili, a devenit obligatoriu și pentru firmele mijlocii de la 1 ianuarie 2023. Ordinul legislativ prevede obligativitatea depunerii declarației SAF-T 406 de către un număr de 15.127 firme din categoria contribuabili mijlocii. Lista firmelor din categoria contribuabili mijlocii este publicată pe site-ul ANAF și poate fi consultată online.

Declarația 406 SAF-T continuă să preocupe contribuabilii, atât pe cei care au intrat în sistem în 2022, cât și pe cei care urmează. Complexitatea noii raportări este dată atât de necesitatea adaptării sistemelor interne de date, de costurile implicate, de deficitul de personal instruit în acest scop, cât și de dificultățile care țin de partea operațională și de corectitudinea datelor existente la nivelul societăților.

Așadar, dacă încă ai nelămuriri despre ce presupune declarația SAF-T, află răspunsul la cele mai importante 5 întrebări:

1. CINE depune Declarația 406 SAF-T în 2023?

Declarația 406 va fi depusă de fiecare categorie de contribuabil, în funcție de termenele limită stabilite de autorități. Firmele care au început în ianuarie 2023 raportarea SAF-T fac parte din categoria contribuabililor mijlocii încadrați astfel la 31 decembrie 2021. De asemenea, depun Declarația 406 contribuabilii mari încadrați astfel la 31 decembrie 2021, dar care din 1 ianuarie 2022 au fost mutați în categoria celor mijlocii, și contribuabilii mici încadrați astfel la 31 decembrie 2021, dar care din 1 ianuarie 2023 au fost mutați în categoria celor mijlocii.

Formularul Declarației informative D406 poate fi descărcat de la secțiunea dedicată raportării SAF-T de pe site-ul ANAF. Declarația 406 se completează electronic, iar semnarea declarațiilor se realizează prin utilizarea certificatului calificat emis de un furnizor de servicii de certificare, acreditat în condițiile Legii nr. 455/2001.

2. CE conține Declarația 406?

Informațiile solicitate de către ANAF prin intermediul Declarației D406 acoperă aproape întreaga contabilitate a unei societăți. Volumul mare de informații care trebuie transmis, presupune o gestiune a transmiterii și a modului de împărțire a acestor module și submodule.

Printre informațiile care vor fi transmise prin Declarația informativă D406 fac parte: informații generale despre fișier, numele sistemului software care l-a generat, numele companiei pentru care a fost depus SAF-T, date din sfera Registrul Contabil, Clienți, Produse, Stocuri, Proprietari, Active, precum și informații referitoare la înregistrările contabile, la nivel de tranzacție, incluzând conturile contabile.

3. CÂND este termenul limită de depunere?

În funcție de perioada fiscală folosită de contribuabili pentru raportarea TVA, fișierul SAF-T se transmite lunar sau trimestrial. Astfel, firmele din categoria contribuabili mijlocii au posibilitatea de a depune declarațiile pentru lunile ianuarie-iunie până la data de 31 iulie 2023.

Totuși, datorită complexității Declarației 406, ANAF le oferă contribuabililor o perioadă de grație:

• Pentru contribuabilii care au perioada de depunere lunară – 6 luni pentru prima raportare, 5 luni pentru a doua raportare, 4 luni pentru a treia raportare,  3 luni pentru a patra raportare, 2 luni pentru a cincea raportare.
• Pentru contribuabilii care au perioada de depunere trimestrială – 3 luni pentru prima raportare.

4. CUM se depune declarația 406 SAF-T la ANAF?

Firmele din România trebuie să știe că pentru automatizarea raportării au la dispoziție mai multe variante, de genul soluțiilor tip ERP sau cele ce utilizează fișierele sursă din contabilitate.

În cadrul procesului de pregătire a declarațiilor, contribuabilii au la dispoziție mai multe metode de lucru, cum ar fi:

• Pentru cei care dispun de sisteme informatice de contabilitate sau sisteme ERP, „Generare Automată” a unui fișier în format XML prin programe informatice proprii
• Pregătirea cu un editor XML a declarației prin editarea pe schema SAF-T cu introducerea directă a datelor relevante. Validarea Declarațiilor Informative D406 se poate face cu validatorul pus la dispoziție de ANAF. Această metodă poate fi utilizată de contribuabilii care nu dispun de sisteme informatice de contabilitate sau sisteme ERP.
• Pentru cei care dispun de sisteme informatice, „Generarea Externă” a unui fișier în format XML prin prelucrarea de către un operator de date specializat pe e-reporting / e-filling cu programele informatice ale operatorului de date.

5. DE CE se face raportarea SAF-T?

Rolul principal al Declarației 406 este acela de a standardiza transferul de informații între autoritățile fiscale și contribuabili, oferind beneficii ambelor părți. SAF-T implică raportarea periodică a unui set de informații care facilitează revizuirea de către autoritățile fiscale a operațiunilor desfășurate de contribuabili.

Implementarea Fișierului SAF-T va aduce următoarele beneficii firmelor:

• Schimb electronic de date contabile, în format standard și securizat în interacțiunea cu administrația fiscală;
• Facilitarea comunicării dintre administrația fiscală și companii cu privire la conținutul de date al sistemelor IT în scopuri fiscale;
• Creșterea corectitudinii datelor prin creșterea gradului general de conformare și prin identificarea corectă și sancționarea fermă a comportamentelor neconforme;
• Diminuarea timpului petrecut la sediul unui contribuabil în vederea realizării unei inspecții fiscale;
• Asigurarea transparenței actului de control;
• Simplificarea unor declarații, precompletarea și chiar eliminarea unora, întrucât ANAF va avea un set semnificativ de date din sistemul financiar-contabil.

Pregătirea pentru SAF-T este destul de solicitantă pentru companii, deoarece înseamnă mai mult decât extragerea datelor din sistemul ERP și transmiterea acestora către ANAF în formatul necesar solicitat. NextUp are o echipă dedicată care vă poate oferi asistență în pregătirea pentru noua raportare SAF-T.