Adio hârtie! 5 soluții moderne pentru gestionarea documentelor

Atunci când vine vorba de gestionarea documentelor fiecare organizație, fie publică, fie privată, are propriul flux de lucru și o metodă proprie de organizare. Și în această perioadă tot mai multe companii caută soluții tehnologice ce sunt relevante pentru domeniul lor de activitate și ce pot fi adaptate la nevoile și cerințele lor. Se încearcă renunțarea totală, pe cât posibil, a hârtiei tocmai pentru a proteja natura și planeta, dar și pentru a avea parte de o stocare și creare a unor fluxuri de lucru cât mai sigure din punct de vedere al confidențialității și al securității. Alegerea unui sistem intern de gestionare a documentelor orientată exclusiv pe dimensiunea digitală implică mai multe aspecte. Iată câteva dintre ele:

  1. Programe software

În zilele noastre, tehnologia a avansat atât de mult încât îți pune la dispoziție soluții software dedicate gestionării documentelor în sistem electronic. Aceste programe pot implementa proceduri interne de lucru și după cum sunt descrise în acest articol, au funcționalități de arhivare, registratură și raportare. Avantajul unui astfel de soft este că ai parte de transparență privind circulația documentrelor, iar comunicarea între departamente este mult mai rapidă. În plus documentele pot fi semnate electronic, iar dosarele la care se lucrează pot trece prin mai multe stadii, ca de exemplu „în lucru”, „respins”, „aprobat”, etc.

  1. Spațiu de stocare în cloud

Pe lângă utilizarea unui program software care să simplifice lucrurile, eliminând utilizarea documentelor în format fizic, tot mai mai multe instituții și companii caută soluții de stocare a acestora în cloud. Iar această combinație este foarte bună, deoarece ajută instituțiile să aibă costuri reduse și, totodată, ajută la crearea unor condiții de securitate și confidențialitate foarte bune, absolut necesare. De altfel, există servicii de procurare a spațiului cloud ce aduce și beneficii de scalare și măsurare a activității.

  1. Aplicații mobile

În momentul în care o instituție sau o firmă alege o gestionare electronică a documentelor este foarte util ca ea să ia în considerare și posibilitatea de a o accesa prin intermediul mobilului de către utilizatori. Binențeles, cu funcții limitate și de bază, dar care să permită utilizatorului să acceseze în timp real fluxul documentelor. În felul acesta, angajații devin mult mai productivi, fiind rapizi și eficienți în realizarea taskurilor. De exemplu, într-un domeniu în care se necesită scanarea sau fotografierea urgentă a actelor există aplicații pe telefon care au această funcționalitate de scanare rapidă și trimitere.

  1. Indexare automată

Colectarea documentelor în sistemul electronic poate fi din mai multe surse, de pildă, documente în format letric ulterior scanate, email sau documente electronice. Și pentru a fi ușor de accesat trebuie creată o indexare automată. Și ce înseamnă indexare? Înseamnă capacitatea platformei sau a sistemului de a trimite documentele în diferite câmpuri de stocare predefinite, în funcție de specificul documentului. Acest lucru este esențial pentru o depozitare și arhivare impecabilă și o accesare foarte ușoară a documentelor. Indexarea automată este utilă, deoarece permite eliminarea erorilor umane care ar putea să apară dacă stocarea ar fi avut loc în dosare fizice.

  1. Protecție, antivirus și back-up

Orice sistem de management electronic al documentelor trebuie să se desfășoare sub protecția unui firewall bine pus la punct. Primul pas în acest sens este ca instituțiile private sau publice să investească în protecția datelor. Iar acest lucru se poate face prin intermediul unui antivirus puternic și a unui back-up continuu. Tododată, ele trebuie să găsească modalități eficiente de protejare a proprietății intelectuale, a datelor clienților și mai ales a documentelor cu caracter sensibil.

O gestiune electronică a documentelor, nu numai că elimină partea spinoasă a creării de spațiu fizic pentru cutii, dosare, dulapuri pentru depozitare, dar și contribuie la protejarea mediului înconjurător, prin economisirea hârtiei. De altfel beneficiile acesteia se extind și pe partea de reducere a costurilor, eficietizarea fluxului de lucru și o colaborare mai bună între angajații instituțiilor, după cum spune și pairsoft.com.

Citește și
Spune ce crezi

Adresa de email nu va fi publicata