Cum organizezi o ședință pe Zoom: 5 sfaturi

Pandemia a schimbat multe lucruri, printre care și modul de organizare a activității în firme și companii. Astfel, pentru a evita riscul de răspândire a infectărilor, se pune foarte mare accent pe munca de acasă, iar ședințele obișnuite de la birou se țin online. În această situație, s-a modificat și rutina organizării unei ședințe, condițiile unei întâlniri online fiind cu totul altele decât cele de la birou. Oamenii s-au adaptat din mers noilor cerințe, astfel că cum putem să-ți oferim un mic ghid pentru organizarea unei ședințe pe online.  

Vom lua ca exemplu platforma Zoom, care este cea mai intens folosită pentru astfel de întâlniri, însă regulile sunt general valabile pentru orice ședință online.

Verifică echipamentul

Echipamentul minim pentru a organiza o ședință pe zoom constă într-o pereche de căști cu microfon și un calculator sau un laptop conectate la internet. De asemenea, poți folosi în acest scop și o tabletă sau un smartphone. Înainte de ședință trebuie să te asiguri că acestea funcționează și că este asigurată conexiunea la internet.

Dacă ți se pare că lumina nu este bună, poți folosi o veioză cu bec puternic sau un proiector astfel poziționat încât lumina să „cadă” pe tine.

Aranjează decorul

Chiar dacă participi la ședință de acasă, nu poți să te prezinți oricum, fiind importantă atât vestimentația, cât și decorul. Cel mai potrivit loc pentru a participa la o ședință online este biroul de lucru, având grijă ca în fundal să nu se vadă detalii deranjante. De exemplu, dacă ai un scaun vechi, cu pielea crăpată sau tapițeria ruptă,  cumpără un scaun de birou de pe scauneonline.ro, pentru a nu te pune într-o postură jenantă. De asemenea, dacă pe fundal apare un perete cu tencuiala crăpată sau un dulap cu hainele vraiște, sunt alte detalii care nu te avantajează.

Trebuie să te asiguri că vei avea parte și de liniște pe parcursul ședinței și nu vor apărea zgomote care ar putea să deranjeze 

Asigură-te că participanții se aud și se văd între ei

Odată sosită ora ședinței, așteaptă să se conecteze la platformă toți participanții, iar primele minute vor fi destinate rezolvării eventualelor probleme tehnice. Cere fiecărui participant să spună dacă totul este în regulă, dacă toată lumea vede și aude pe toată lumea. În cazul în care sunt probleme de ordin tehnic, stabilește care este cauza și rezolvă-le înainte de a începe discuțiile.

Stabilește un desfășurător

În cazul ședințelor online este foarte important să existe stabilit un desfășurător clar și o ordine în care participanții vor lua cuvântul. Aceste detalii se stabilesc înainte de ședință și ideal ar fi să le comunici  în prealabil și celorlalți, pentru ca aceștia să-și poată face, la rândul lor, un plan. La începutul ședinței se dă citire desfășurătorului și se face o trecere în revistă a subiectelor care urmează să fie discutate după care se trece la ordinea de zi.

Nu te ocupa de alte activități în timpul ședinței

Chiar dacă ești la tine acasă și ai senzația că ai mai multă libertate, nu trebuie să te lași distras de alte activități în timpul ședinței. Deși nu sunteți în același birou, ceilalți participanți sunt „cu ochii pe tine” prin intermediul camerei. Astfel, pot observa foarte ușor când stai cu ochii în telefon sau când butonezi tastatura, ca să nu mai vorbim, de situațiile când dispari din cadru sau  te uiți în cu totul altă parte decât la cameră.

De asemenea,atunci când conduci o ședință și observi un astfel de comportament la unul dintre participanți, nu ezita să îi atragi atenția.

Ținând cont de aceste aspecte, poți face față cu brio unei ședințe pe Zoom sau pe orice altă platformă, iar în scurt timp te poți considera chiar un expert în astfel de evenimente.

Citește și
Spune ce crezi

Adresa de email nu va fi publicata